Projekty finansowane ze środków publicznych mogą być kontrolowane nie tylko przez instytucję finansującą (np. PARP czy NCBR), ale również przez inne organy kontrolne, w tym Krajową Administrację Skarbową (KAS), Centralne Biuro Antykorupcyjne (CBA), a w określonych sytuacjach także prokuraturę lub Prokuraturę Europejską.
Tak, KAS może audytować projekt finansowany przez NCBR
Podstawę prawną audytu prowadzonego przez KAS stanowi art. 95 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z tym przepisem audyt obejmuje ocenę gospodarowania środkami publicznymi, w szczególności ocenę sposobu ich wykorzystania oraz wywiązywania się z warunków finansowania. W przypadku środków publicznych audyt koncentruje się przede wszystkim na ocenie:
- oszczędności,
- skuteczności,
- efektywności.
Skuteczność oznacza ocenę, czy osiągnięto cel, dla którego przyznano środki publiczne. Efektywność odnosi się do relacji pomiędzy poniesionymi nakładami a osiągniętym rezultatem. Oszczędność natomiast oznacza ocenę racjonalności wydatków.
Oznacza to, że audytorzy nie ograniczają się do sprawdzenia, czy faktura została opłacona lub czy dokument znajduje się w segregatorze. Interesuje ich przede wszystkim to, czy środki publiczne zostały rzeczywiście wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz czy doprowadziły do osiągnięcia zakładanych rezultatów.
Audyt ma odpowiedzieć na podstawowe pytania, w tym:
- czy środki zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem,
- czy zostały wykorzystane w sposób racjonalny,
- czy osiągnięto cele projektu,
- czy beneficjent przestrzegał warunków finansowania.
A co z CBA?
W przestrzeni publicznej działalność CBA najczęściej jest kojarzona z zatrzymaniami, przeszukaniami i postępowaniami karnymi. Tymczasem z perspektywy beneficjenta projektu finansowanego przez NCBR, PARP czy inną instytucję, pierwszym etapem często okazuje się po prostu analiza dokumentacji projektowej.
W prowadzonych postępowaniach kontrolnych funkcjonariusze mogą żądać przekazania dokumentów dotyczących realizowanego projektu oraz udzielenia szczegółowych wyjaśnień. Zakres takich żądań potrafi być bardzo szeroki. Z doświadczeń związanych z obsługą beneficjentów wynika, że organy mogą interesować się między innymi:
- wnioskami o płatność,
- fakturami i potwierdzeniami zapłaty,
- umowami zawartymi z wykonawcami oraz ich aneksami,
- dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie procedur konkurencyjnych,
- listami płac personelu projektu,
- potwierdzeniami wypłaty wynagrodzeń,
- dokumentami potwierdzającymi realizację prac badawczo-rozwojowych,
- informacjami dotyczącymi osób podpisujących dokumenty projektowe.
W praktyce funkcjonariusze mogą żądać również informacji o terminach składania poszczególnych wniosków o płatność, sposobie realizacji zakupów czy dokumentach potwierdzających rozeznanie rynku i zachowanie zasad konkurencyjności.
Kontrola może pojawić się wiele lat po zakończeniu projektu
To jeden z aspektów, który najczęściej zaskakuje przedsiębiorców. Wśród beneficjentów panuje przekonanie, że jeśli projekt został rozliczony przez PARP lub NCBR, a beneficjent otrzymał pismo potwierdzające prawidłowe rozliczenie projektu, to instytucja finansująca nie zgłasza zastrzeżeń, sprawa jest definitywnie zakończona.
Tymczasem zainteresowanie organów może pojawić się znacznie później. Przy dotacjach finansowanych ze środków krajowych okres kontroli wynosi zazwyczaj 5 lat. Podobny okres dotyczy środków unijnych, choć ważny jest moment rozpoczęcia jego biegu. W efekcie kontrola może pojawić się nawet to zakończonym okresie trwałości, jeśli trwał on 3 lata w przypadku MŚP.
Dlatego dokumentacja projektu nie powinna być traktowana jako formalność potrzebna wyłącznie do rozliczenia kolejnego wniosku o płatność. Z punktu widzenia beneficjenta równie ważna jest możliwość odtworzenia przebiegu projektu po kilku latach od jego zakończenia.
Czy kontrola oznacza, że doszło do nieprawidłowości?
Niekoniecznie, choć kontekst medialny może budzić niepokój u beneficjentów. Samo żądanie dokumentów, wezwanie do złożenia wyjaśnień czy prowadzenie czynności kontrolnych nie oznacza jeszcze, że organ stwierdził naruszenia lub że beneficjent dopuścił się nieprawidłowości.
Celem audytu lub kontroli jest przede wszystkim ustalenie stanu faktycznego oraz ocena sposobu wykorzystania środków publicznych. Dopiero analiza zgromadzonych dokumentów pozwala organom na sformułowanie wniosków dotyczących prawidłowości realizacji projektu.
Dostałem pismo z CBA albo KAS. Co dalej?
Pisma z CBA albo KAS nie należy traktować jak wezwania do uzupełnienia dokumentów w projekcie. Znaczenie ma nie tylko to, aby odpowiedzieć w terminie, ale również to, aby odpowiedź była spójna z dokumentacją projektu i rzeczywistym przebiegiem zdarzeń.
W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czego dokładnie dotyczy żądanie organu. Inaczej wygląda sytuacja, w której organ prosi o przekazanie kopii określonych dokumentów, inaczej gdy żąda udostępnienia dokumentacji w siedzibie spółki, a jeszcze inaczej gdy pytania dotyczą konkretnych płatności, wykonawców, osób albo etapów projektu.
Odpowiedź przygotowana w pośpiechu może później utrudnić obronę stanowiska beneficjenta (szerzej o tym w artykule: Czy wyjaśnienia wysłane do instytucji mogą mi zaszkodzić?). Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których dokumentacja projektu jest rozproszona, a osoby odpowiedzialne za jego realizację nie pracują już w spółce. Dlatego przed przekazaniem dokumentów lub wyjaśnień warto odtworzyć najważniejsze elementy historii projektu:
- jakie działania zostały wykonane,
- kto za nie odpowiadał,
- jakie dokumenty to potwierdzają
- czy przedstawiany organowi materiał tworzy logiczną całość.
Przy tym wszystkim nie chodzi o utrudnianie czynności organom, przeciwnie. Ważne jest to, aby beneficjent wiedział, co przekazuje, w jakim kontekście i jakie znaczenie mogą mieć te dokumenty dla oceny prawidłowości realizacji projektu.
W sprawach dotyczących środków publicznych szczegóły mają znaczenie. Niekiedy problemem nie jest samo poniesienie wydatku, ale brak możliwości wykazania po latach, dlaczego został poniesiony, kto podjął decyzję, na jakiej podstawie wybrano wykonawcę i w jaki sposób dany wydatek był związany z celem projektu.
Dlatego odpowiedź na pismo CBA lub KAS powinna być poprzedzona uporządkowaniem materiału projektowego – prawnym, finansowym i faktycznym. Dopiero wtedy beneficjent może realnie ocenić, jakie ryzyka wiążą się ze sprawą i jak bezpiecznie przedstawić swoje stanowisko.
