Odpowiedź na wezwanie do wyjaśnień często powstaje szybko, pod presją terminu i bez analizy całej dokumentacji projektu. Beneficjent chce wyjaśnić sytuację albo uspokoić instytucję, ale używa uproszczeń i sformułowań, które później zaczynają funkcjonować jako opis faktów dotyczących realizacji projektu.
Przedsiębiorcy zakładają, że skoro projekt został faktycznie zrealizowany, zwykły mail czy krótkie wyjaśnienie robocze nie będą miały większego znaczenia. Szczególnie gdy korespondencja odbywa się przez system obsługi projektu i przypomina bardziej bieżącą komunikację niż formalne pismo.
Do czasu kontroli lub audytu. Przeczytaj też artykuł Czy mój projekt może być kontrolowany przez KAS lub CBA?
Wtedy okazuje się, że instytucja lub organy kontrolne wracają do wiadomości wysyłanych kilka miesięcy wcześniej. Fragmenty maili zaczynają być cytowane w kolejnych pismach, informacji pokontrolnej albo w sprawozdaniu z audytu przeprowadzonego przez KAS. Beneficjenci przypominają sobie wówczas odpowiedzi wysyłane pod presją czasu albo sformułowania, które miały jedynie ułatwić komunikację i załatwić sprawę.
Często problem zaczyna się od wezwania do wyjaśnień dotyczącego konkretnego wydatku, przyczyny zmian w projekcie albo sposobu realizacji określonego działania. Beneficjent odpowiada tak, jak sam rozumie sytuację. Opisuje projekt własnymi słowami, czasem coś upraszcza, czasem próbuje wyjaśnić „jak to wyglądało naprawdę”.
Przedsiębiorcy chcą pokazać dobrą wolę, a przede wszystkim uniknąć konfliktu z instytucją. Są i tacy, którzy po prostu próbują szybko zamknąć temat i wrócić do bieżącej pracy. Takie wyjaśnienia często powstają bez wcześniejszego sprawdzenia dokumentacji projektu, dotychczasowej korespondencji albo treści samej umowy o dofinansowanie.
Beneficjenci często piszą do instytucji tak, jak rozmawia się z partnerem projektu, a nie jak z podmiotem, który kilka miesięcy później może oceniać prawidłowość realizacji całego dofinansowania. Największe problemy pojawiają się zwykle wtedy, gdy przedsiębiorca:
- opisuje zmiany w projekcie, które wcześniej nie zostały formalnie zgłoszone,
- przyznaje, że określone działania wyglądały inaczej niż pierwotnie planowano,
- tłumaczy odstępstwa od projektu „roboczo”, używając uproszczeń albo potocznych sformułowań,
- odpowiada szerzej niż wymagało tego samo pytanie instytucji,
- przedstawia własną ocenę sytuacji jeszcze przed sprawdzeniem całej dokumentacji projektu.
W praktyce problemy pojawiają się często przy pozornie drobnych zdaniach. Beneficjent pisze np., że „ostatecznie projekt został częściowo zrealizowany inaczej”, „zmiana była konieczna z biznesowego punktu widzenia” albo że „instytucja była wcześniej informowana telefonicznie”. Takie sformułowania mają zwykle jedynie wyjaśnić sytuację. Później zaczynają jednak funkcjonować jako element ustaleń dotyczących projektu.
„…udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu”
Są sytuacje, kiedy beneficjent nie ma możliwości nie odpowiadać instytucji. Umowy o dofinansowanie zobowiązują przedsiębiorców do składania wyjaśnień, udostępniania dokumentów oraz współpracy podczas kontroli. Brak odpowiedzi na wielokrotne maile, pisma i wezwania może doprowadzić do rozwiązania przez instytucję umowy w trybie natychmiastowym, a to wiąże się z ryzykiem zwrotu całości otrzymanego dofinansowania.
Kiedy brak odpowiedzi może zaszkodzić beneficjentowi?
Brak odpowiedzi na pytanie instytucji rzadko powoduje, że problem znika. Jeżeli organ albo instytucja dostrzegły rozbieżność w dokumentacji, zakwestionowały określony wydatek lub próbują ustalić przebieg realizacji projektu, pozostawienie pytania bez odpowiedzi oznacza przede wszystkim, że w aktach sprawy jest dowód na brak współpracy beneficjenta z organem.
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy określone zdarzenie można wyjaśnić na podstawie dokumentów, które nie znajdują się jeszcze w posiadaniu instytucji. Bez takiego wyjaśnienia ocena może zostać oparta na niepełnym materiale. Jeżeli później te same okoliczności staną się przedmiotem kontroli, informacji pokontrolnej albo postępowania dotyczącego zwrotu środków, punktem wyjścia będą ustalenia, które wcześniej pozostały bez reakcji.
Nie oznacza to, że na każde pismo trzeba odpowiadać pisząc cokolwiek. Znaczenie ma treść pytania, etap sprawy oraz dokumentacja projektu.Czasem odpowiedź na wezwanie do wyjaśnień wymaga najpierw odtworzenia przebiegu zdarzeń, sprawdzenia korespondencji i ustalenia, jakie informacje były wcześniej przekazywane instytucji. Milczenie może być ryzykowne, ale podobne ryzyko wiąże się z odpowiedzią przygotowaną bez takiego sprawdzenia.
Dlaczego pozornie niewinne wyjaśnienie może wrócić podczas kontroli?
W praktyce korespondencja prowadzona w trakcie realizacji projektu jest później traktowana jako jeden z elementów dokumentacji pozwalającej odtworzyć przebieg projektu oraz wskazującej na przestrzeganie postanowień umowy. Dotyczy to również zwykłych maili oraz odpowiedzi udzielanych na robocze pytania opiekuna projektu.
Problem pojawia się wtedy, gdy po kilku miesiącach albo latach instytucja wraca do konkretnego zdania i nadaje mu znaczenie, którego beneficjent nie brał pod uwagę w chwili jego napisania. W informacji pokontrolnej można później przeczytać, że „sam beneficjent wskazał”, iż zakres prac został zmieniony, określone działanie wykonano inaczej niż zakładano albo decyzja biznesowa została podjęta z konkretnego powodu.
Takie zdanie może być prawdziwe tylko częściowo. Może być skrótem myślowym, odpowiedzią odnoszącą się do innego etapu projektu albo uproszczonym opisem bardziej złożonej sytuacji. Po czasie znacznie trudniej to wyjaśnić, szczególnie gdy dokumentacja projektu wskazuje na kilka możliwych interpretacji.
Przed wysłaniem wyjaśnień trzeba więc patrzeć na ich treść również z perspektywy osoby, która za dwa lata przeczyta wyłącznie ten mail i dokumenty znajdujące się w aktach. Jeżeli określone sformułowanie może zostać odczytane jako przyznanie faktu istotnego dla kwalifikowalności wydatku, zgodności projektu z wnioskiem albo zachowania wymaganej procedury, wymaga szczególnej ostrożności.
Wezwanie do wyjaśnień – co sprawdzić przed odpowiedzią?
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czego dokładnie dotyczy pytanie. W praktyce zdarza się, że instytucja pyta o jeden konkretny wydatek albo zmianę w projekcie, a beneficjent w odpowiedzi zaczyna opisywać szerzej sposób realizacji całego projektu. W ten sposób sam otwiera kolejne kwestie, których instytucja wcześniej nie podnosiła.
Następnie trzeba wrócić do wniosku o dofinansowanie i umowy. Jeżeli pytanie dotyczy sposobu realizacji działania, zakresu prac, harmonogramu, personelu albo osiągniętego rezultatu, odpowiedź powinna być spójna z tym, co beneficjent wcześniej zadeklarował. W razie zmian trzeba ustalić, czy zostały zgłoszone, zaakceptowane albo w inny sposób udokumentowane.
Kolejnym elementem jest dotychczasowa korespondencja. Przed wysłaniem nowego wyjaśnienia dobrze sprawdzić, czy ta sama kwestia nie była już opisywana wcześniej i czy obecna odpowiedź nie pozostaje z wcześniejszą w sprzeczności. Czasem różnica wynika wyłącznie z użycia innych słów. Dla osoby kontrolującej projekt może jednak wyglądać jak zmiana wersji wydarzeń.
Szczególnej uwagi wymagają zdania, które tworzą nowy opis faktów. Jeżeli w dokumentacji nie ma informacji o „zmianie zakresu”, „rezygnacji z części działań” albo „innym sposobie realizacji”, użycie takiego sformułowania w mailu może później stać się samodzielnym punktem odniesienia dla kontroli. Przed jego użyciem trzeba sprawdzić, czy rzeczywiście odpowiada temu, co się wydarzyło, i czy jest właściwym prawnym oraz projektowym opisem sytuacji.
Na końcu warto jeszcze raz porównać odpowiedź z samym pytaniem instytucji. Dobra odpowiedź powinna wyjaśniać to, o co instytucja pyta, i wskazywać dokumenty potwierdzające przedstawione stanowisko. Rozbudowywanie jej o własne hipotezy, dodatkowe oceny albo kwestie nieobjęte pytaniem zwykle nie pomaga, a czasem tworzy nowy problem, którego wcześniej w sprawie nie było.
To odpisać czy nie?
Wezwanie do wyjaśnień wymaga reakcji beneficjenta, zwłaszcza gdy dotyczy kwestii związanych z realizacją projektu albo ustaleniami kontroli. Można z całą pewnością powiedzieć, że nieodpowiadanie na pisma instytucji nie pomaga beneficjentowi. Brak wyjaśnień zwykle prowadzi do tego, że instytucja zaczyna oceniać projekt wyłącznie na podstawie dokumentów, które już posiada, własnych ustaleń kontroli albo fragmentów wcześniejszej korespondencji. Z drugiej strony odpowiedzi wysyłane pod presją czasu, „na szybko” albo bez wcześniejszego sprawdzenia dokumentacji projektu również potrafią stać się źródłem poważnych problemów.
Wielu przedsiębiorców dopiero na etapie kontroli, audytu albo sporu o zwrot środków orientuje się, że kilka zdań napisanych wiele miesięcy wcześniej zaczyna funkcjonować jako potwierdzenie określonych okoliczności dotyczących projektu. Problemem w efekcie nie jest pismo z instytucji, a odpowiedź na nie napisana niedbale, w pośpiechu, która może zaszkodzić w przypadku postępowania administracyjnego.
Otrzymałeś wezwanie do wyjaśnień dotyczące realizacji projektu?
Sprawdź, w jakim zakresie kancelaria wspiera beneficjentów przy analizie pism instytucji, przygotowaniu wyjaśnień oraz w sprawach związanych z kontrolą projektu.
