Nieosiągnięcie kamienia milowego w projekcie B+R zwykle zaczyna się od czegoś pozornie niewielkiego. Kolejna seria testów daje wynik trochę słabszy od zakładanego, prototyp wymaga jeszcze jednej iteracji, podwykonawca sygnalizuje opóźnienie albo zespół technologiczny dochodzi do wniosku, że parametr wpisany do projektu jako docelowy będzie osiągalny, ale później niż zakładano. Na tym etapie przedsiębiorcy często traktują sytuację przede wszystkim jako problem techniczny, który zespół B+R powinien jeszcze spróbować rozwiązać.
W sprawach dotyczących realizacji projektów B+R wielokrotnie spotykałam się z sytuacją, w której przez kilka tygodni albo miesięcy nikt nie chciał jeszcze mówić o zmianie projektu, ponieważ w zespole wciąż była nadzieja, że kolejny test, modyfikacja prototypu albo dodatkowa seria badań pozwolą wrócić do parametrów zapisanych we wniosku o dofinansowanie. Z perspektywy technologicznej takie podejście bywa całkowicie zrozumiałe, ale od strony umowy o dofinansowanie trzeba jednocześnie odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wynik, który właśnie otrzymaliśmy, nadal pozwala realizować projekt w kształcie i harmonogramie zaakceptowanym do dofinansowania.
To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie, ponieważ sytuacja, w której kamień milowy zostanie osiągnięty dwa miesiące później, wymaga innej oceny niż przypadek, gdy wyniki badań pokazują, że zakładana wartość parametru jest w praktyce nieosiągalna. Jeszcze inaczej wygląda projekt, w którym parametr nie został osiągnięty, ale rezultat prac nadal ma wartość technologiczną i gospodarczą, a cel projektu pozostaje realny. W każdym z tych przypadków przedsiębiorca znajduje się w innym miejscu i potrzebuje innej decyzji. Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy wszystkie te sytuacje zostają potraktowane w spółce jednakowo jako zwykłe „opóźnienie”.
Czy po nieosiągnięciu kamienia milowego można rozpocząć kolejny etap?
Jeżeli nieosiągnięcie danego kamienia milowego nie podważa celu projektu ani zasadności dalszych prac, sytuacja może wymagać zmiany harmonogramu albo sposobu dalszej realizacji. Znacznie poważniejszy problem powstaje wtedy, gdy osiągnięcie określonego wyniku miało stanowić warunek rozpoczęcia kolejnego etapu B+R.
W jednej ze spraw rozpoznanych przez WSA w Kielcach projekt został zaplanowany właśnie w ten sposób. Pierwszy etap miał doprowadzić do osiągnięcia konkretnego parametru technologicznego, a uzyskany wynik miał przesądzić, czy projekt będzie dalej realizowany, zmodyfikowany czy przerwany. Kamień milowy miał więc znaczenie praktyczne, ponieważ potwierdzał, że technologia osiągnęła poziom pozwalający przejść do następnych prac.
Beneficjent nie osiągnął tego wyniku w przewidzianym terminie, natomiast dalsza realizacja projektu była kontynuowana. W późniejszym sporze oceniano już nie tylko to, czy sam kamień milowy został osiągnięty, lecz również to, czy istniały podstawy do prowadzenia kolejnego etapu i ponoszenia związanych z nim wydatków. WSA oddalił skargę beneficjenta na decyzję dotyczącą zwrotu dofinansowania.
Nie oznacza to, że po każdym nieosiągniętym kamieniu milowym przedsiębiorca powinien automatycznie zatrzymać cały projekt. Znaczenie ma treść i logika konkretnego przedsięwzięcia. Jeżeli jednak określony wynik miał stanowić potwierdzenie, że dalsze prace są technologicznie uzasadnione, rozpoczęcie następnego etapu przed wyjaśnieniem problemu tworzy dodatkowe ryzyko. Późniejsza ocena może bowiem objąć również koszty poniesione już po chwili, w której beneficjent wiedział, że warunek uzasadniający dalsze prace nie został spełniony.
To jeden z najtrudniejszych momentów w trakcie realizacji projektu, ponieważ firma ma zatrudniony zespół, podpisane umowy z wykonawcami i harmonogram kolejnych prac, a jednocześnie otrzymuje wynik, który stawia pod znakiem zapytania dalszą realizację. Decyzja o kontynuowaniu projektu powinna wówczas wynikać z oceny uzyskanego rezultatu i jego znaczenia dla kolejnych etapów, a nie wyłącznie z potrzeby zachowania dotychczasowego harmonogramu.
Kiedy negatywny wynik badań pozwala zakończyć projekt B+R?
Negatywny wynik prac badawczych nie musi oznaczać, że projekt został wykonany nieprawidłowo. W projektach B+R może się zdarzyć, że prawidłowo przeprowadzone badania wykażą ograniczenie technologiczne, którego wcześniej nie dało się racjonalnie przewidzieć, albo pokażą, że osiągnięcie zakładanych parametrów wymagałoby dalszych prac niewspółmiernych do możliwego efektu.
Aktualne zasady Ścieżki SMART przewidują również taki scenariusz. W określonych warunkach, jeżeli w toku projektu okaże się, że dalsze prace nie doprowadzą do zakładanych wyników albo wdrożenie uzyskanego rozwiązania straci uzasadnienie techniczne lub ekonomiczne, projekt może zostać zakończony w sposób pozwalający rozliczyć prawidłowo wykonaną część prac B+R.
Jest to jednak zupełnie inna sytuacja niż przypadek, w którym projekt po prostu nie został wykonany w zaplanowanym zakresie. Jeżeli przedsiębiorca przeprowadził badania, uzyskał wiarygodne wyniki i na ich podstawie stwierdził, że dalsze rozwijanie technologii nie ma uzasadnienia, można oceniać skutki takiego zdarzenia jako materializację ryzyka badawczego. Jeżeli natomiast część prac w ogóle nie została wykonana, a problemy organizacyjne lub opóźnienia dopiero później są przedstawiane jako „niepowodzenie B+R”, sytuacja wygląda zasadniczo inaczej.
O skutkach nieosiągnięcia wskaźników i rozróżnieniu pomiędzy negatywnym wynikiem B+R a niewykonaniem projektu pisałam szerzej w artykule o nieosiągnięciu wskaźników w projekcie B+R.
Właśnie z tego powodu przy zakończeniu projektu tak duże znaczenie ma możliwość odtworzenia z dokumentacji, jak przebiegały prace i w którym momencie pojawiła się wiedza pozwalająca stwierdzić, że ich dalsze prowadzenie straciło sens. Instytucja ocenia wówczas nie samo stwierdzenie, że projekt się nie udał, lecz drogę, która do takiego wyniku doprowadziła.
Co z wydatkami poniesionymi przed i po nieosiągnięciu kamienia milowego?
To jedno z pierwszych pytań, które pojawia się, gdy problem z kamieniem milowym zostaje stwierdzony dopiero po kilku miesiącach realizacji projektu. Firma poniosła już koszty wynagrodzeń, badań, materiałów, usług podwykonawców albo kolejnych wersji prototypu i chce wiedzieć, czy nieosiągnięcie zakładanego rezultatu powoduje utratę finansowania również dla tych prac.
Ocena wydatków wymaga szerszego spojrzenia niż prosty podział na koszty poniesione przed i po dacie kamienia milowego. Znaczenie ma to, jakie prace rzeczywiście wykonano, czy wydatki pozostawały związane z projektem oraz kiedy beneficjent uzyskał wiedzę, która powinna skłonić go do ponownej oceny dalszej realizacji.
Jeżeli negatywny rezultat jest wynikiem prawidłowo przeprowadzonych B+R, aktualne zasady przewidują – po spełnieniu warunków właściwych dla takiego zakończenia projektu – możliwość rozliczenia prawidłowo wykonanej części prac. Inaczej może zostać oceniona sytuacja, w której przedsiębiorca zna już wynik podważający możliwość osiągnięcia kolejnego etapu, ale mimo to ponosi następne koszty tak, jak gdyby projekt nadal przebiegał zgodnie z pierwotnymi założeniami.
Granica ta bywa znacznie ważniejsza od samej daty zapisanej przy kamieniu milowym. W późniejszej ocenie znaczenie może mieć nie tylko harmonogram, lecz także moment, w którym przedsiębiorca posiadał już wiedzę pozwalającą ocenić zasadność dalszych wydatków, oraz sposób, w jaki na tę wiedzę zareagował.
Czy można zmienić termin albo wartość kamienia milowego?
Opóźnienie w osiągnięciu kamienia milowego i nieosiągnięcie jego zakładanej wartości to dwa różne problemy, choć w praktyce projektowej często pojawiają się jednocześnie.
Jeżeli zespół jest w stanie wykazać, że pierwotny wynik pozostaje osiągalny, ale potrzebne są dodatkowe testy, kolejna iteracja prototypu albo dłuższy czas prowadzenia badań, problem może dotyczyć przede wszystkim harmonogramu. Aktualne zasady realizacji projektów przewidują możliwość wprowadzania zmian, jednak ich zakres i sposób oceny zależą od wpływu, jaki mają na cały projekt.
Zmiana wartości kamienia milowego jest zwykle bardziej złożona, ponieważ może dotykać samej koncepcji B+R, zakresu innowacji albo warunku, od którego zależało przyznanie dofinansowania. Jeżeli projekt zakładał osiągnięcie 95%, a badania kończą się na 87%, sama chęć wpisania do projektu niższej wartości nie odpowiada jeszcze na pytanie, czy zmiana jest dopuszczalna. Trzeba przede wszystkim ustalić, czy przy osiągniętym poziomie rozwiązanie nadal realizuje cel projektu i czy zachowuje właściwości, które uzasadniały przyznanie dofinansowania.
Taka sama różnica o osiem punktów procentowych może w jednym projekcie oznaczać potrzebę dalszej optymalizacji, a w innym podważać podstawowe założenie technologiczne. Ocena możliwości zmiany kamienia milowego wymaga więc spojrzenia na jego znaczenie w całej konstrukcji projektu, a nie tylko na skalę liczbowego odchylenia. NCBR wskazuje przy tym, że w przypadku odstępstwa od założeń beneficjent powinien poinformować instytucję i wystąpić o zmianę, a przy nieosiągnięciu kamienia milowego przedstawić wpływ tej sytuacji na zasadność kontynuacji, przerwania albo modyfikacji projektu.
Znaczenie ma przy tym także tryb wprowadzenia zmiany, ponieważ zmiana projektu dokonana bez wymaganego uzgodnienia z instytucją może później stać się odrębnym problemem przy jego rozliczeniu.
Kiedy nieosiągnięcie kamienia milowego zaczyna oznaczać ryzyko zwrotu dofinansowania?
Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy problem z kamieniem milowym przestaje być pojedynczym zdarzeniem, a zaczyna wpływać na prawidłowość dalszej realizacji projektu. Sam negatywny wynik badań może być konsekwencją ryzyka B+R. Inaczej wygląda sytuacja, w której beneficjent zna już odstępstwo od założeń, prowadzi kolejne prace, ponosi dalsze koszty i przez dłuższy czas nie informuje instytucji o rzeczywistym przebiegu projektu.
Taką sytuację dobrze pokazuje wyrok NSA z 18 czerwca 2026 r. Sprawa obejmowała kilka problemów jednocześnie, w tym nieosiągnięcie celu i wskaźnika rezultatu oraz brak zakładanej komercjalizacji. Znaczenie miało również to, że beneficjent wiedział o odstępstwach od pierwotnych założeń, lecz nie poinformował o nich instytucji i kontynuował działania. W tych okolicznościach NSA oddalił skargę kasacyjną beneficjenta, a żądanie zwrotu całego dofinansowania pozostało w mocy.
Wyrok ten nie daje podstaw do przyjęcia, że każdy nieosiągnięty kamień milowy prowadzi do zwrotu 100% otrzymanych środków. Pokazuje natomiast, jak zmienia się ocena projektu, gdy do problemu technologicznego dochodzą kolejne elementy dotyczące sposobu realizacji przedsięwzięcia. W pewnym momencie przedmiotem sporu przestaje być jeden parametr, a zaczyna być nim pytanie, czy projekt jako całość był nadal realizowany zgodnie z warunkami, na jakich otrzymał dofinansowanie.
Ryzyko zwrotu środków często zaczyna powstawać jeszcze w trakcie realizacji projektu, choć jego skutki ujawniają się dopiero przy kontroli albo rozliczeniu.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy szczególnie istotny jest więc moment, w którym problem został rozpoznany. Im więcej wydatków i kolejnych etapów pojawia się już po uzyskaniu wiedzy o istotnym odstępstwie, tym trudniej później sprowadzić sprawę wyłącznie do naturalnego ryzyka prowadzenia badań.
Co ustalić, zanim zgłosisz problem instytucji?
Przed zgłoszeniem problemu albo wystąpieniem o zmianę warto przede wszystkim ustalić, jaki jest rzeczywisty stan projektu. Potrzebne jest zestawienie zakładanego rezultatu z wynikiem uzyskanym w badaniach, ustalenie przyczyn różnicy oraz ocena tego, jak wpływa ona na kolejne etapy i cel całego przedsięwzięcia. Jeżeli wynik pozostaje osiągalny, trzeba wiedzieć, jakie dodatkowe prace są konieczne i ile czasu rzeczywiście wymagają. Jeżeli jego osiągnięcie nie jest już realne, potrzebna będzie odpowiedź na pytanie, czy dalsza realizacja projektu nadal ma uzasadnienie.
Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala w takim momencie odtworzyć przebieg prac i pokazać, że decyzja przedsiębiorcy wynika z rzeczywistych wyników B+R. Znaczenie mogą mieć raporty z badań, wyniki testów, protokoły, kolejne wersje prototypu, dokumentacja prac zespołu czy materiały otrzymywane od podwykonawców. Spójność tej historii jest szczególnie istotna wtedy, gdy projekt wymaga zmiany albo wcześniejszego zakończenia.
Zgłoszenie problemu do instytucji powinno więc być konsekwencją wcześniejszego ustalenia, co wydarzyło się w projekcie i jaki wariant dalszego postępowania ma uzasadnienie technologiczne oraz projektowe. Na tym właśnie etapie można jeszcze uporządkować sytuację, zanim do samego nieosiągnięcia kamienia milowego dołączą kolejne koszty, następne zadania i problemy z rozliczeniem dofinansowania.
Jeżeli w realizowanym projekcie B+R wyniki zaczynają odbiegać od założeń, kamień milowy jest zagrożony albo pojawia się pytanie, czy dalsze prace nadal powinny być finansowane w dotychczasowym kształcie, warto ocenić sytuację przed rozpoczęciem kolejnego etapu. AK-LAW doradza przedsiębiorcom przy bieżącej realizacji projektów B+R i zmianach projektów, kontrolach, korektach i zwrotach oraz postępowaniach dotyczących prawidłowości ich realizacji i rozliczenia.
