Płatność końcowa a trwałość projektu są ze sobą bezpośrednio powiązane, ponieważ data płatności końcowej najczęściej wyznacza początek okresu trwałości. Otrzymanie płatności końcowej zamyka etap rozliczenia projektu, ale nie oznacza zakończenia wszystkich obowiązków beneficjenta. Zazwyczaj projekt podlega obowiązkowi zachowania trwałości przez kolejne lata, w których instytucja może sprawdzać, czy wymagania związane z trwałością są nadal spełniane. Przy tym istotne, że Wytyczne dotyczące kontroli przewidują wprost odrębną kontrolę trwałości projektu.
Płatność końcowa a trwałość projektu – jak długo trwa okres trwałości?
Podstawowym przepisem regulującym trwałość projektów jest art. 65 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 (tzw. rozporządzenie ogólne).
W przypadku projektów obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne okres trwałości wynosi co do zasady pięć lat od daty dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta. W odniesieniu do MŚP okres ten może zostać skrócony do trzech lat w zakresie utrzymania inwestycji lub miejsc pracy, jeżeli pozwalają na to właściwe zasady.
Data płatności końcowej ma więc znaczenie wykraczające poza samo rozliczenie ostatniego wniosku o płatność. Wyznacza również początek okresu, w którym instytucja może badać zachowanie trwałości projektu.
Czym jest kontrola trwałości projektu?
Wytyczne dotyczące kontroli realizacji programów polityki spójności na lata 2021–2027 przewidują kontrolę trwałości jako odrębny rodzaj kontroli prowadzonej po zakończeniu realizacji projektu.
Jej zasadniczym celem jest sprawdzenie, czy w odniesieniu do dofinansowanej inwestycji wystąpiła jedna z okoliczności wskazanych w art. 65 rozporządzenia ogólnego. Chodzi w szczególności o ocenę, czy w okresie trwałości zachowane zostały warunki, na których projekt otrzymał wsparcie.
Dla beneficjenta istotne jest więc rozróżnienie dwóch momentów. Zakończenie realizacji projektu i rozliczenie płatności końcowej oznaczają zakończenie etapu realizacyjnego. Okres trwałości stanowi kolejny etap wykonywania obowiązków wynikających z otrzymanego dofinansowania.
Co może sprawdzić instytucja podczas kontroli trwałości?
Zakres kontroli trwałości może być szerszy niż samo ustalenie, czy inwestycja nadal funkcjonuje. Zgodnie z Wytycznymi kontrola może obejmować również inne elementy podlegające weryfikacji po zakończeniu realizacji projektu. Instytucja może sprawdzić między innymi:
- występowanie podwójnego finansowania, w tym również w związku ze zmianą kwalifikowalności podatku VAT,
- zachowanie celu projektu określonego przez osiągnięcie i utrzymanie wskaźników rezultatu,
- prawidłowość przechowywania dokumentacji,
- zachowanie obowiązków w zakresie informacji i promocji,
- przestrzeganie zasad udzielania pomocy publicznej.
W praktyce oznacza to, że pozytywne zatwierdzenie wniosku o płatność końcową nie przesądza jeszcze o zamknięciu wszystkich kwestii związanych z projektem. Część obowiązków jest z założenia weryfikowana dopiero w kolejnych latach.
Jak wygląda kontrola projektu po jego zakończeniu?
Kontrola trwałości może być prowadzona w miejscu realizacji projektu albo w siedzibie podmiotu kontrolowanego. Wytyczne dopuszczają prowadzenie takich kontroli na próbie.
Kontrole trwałości prowadzone są również przy wykorzystaniu aplikacji e-Kontrole. Z perspektywy beneficjenta szczególnego znaczenia nabiera w tym okresie dokumentacja projektu. Instytucja może wrócić do okoliczności związanych z realizacją inwestycji kilka lat po wypłacie ostatnich środków, dlatego znaczenie mają zarówno dokumenty powstałe podczas realizacji projektu, jak i dokumentacja dotycząca jego późniejszego funkcjonowania.
Ta kwestia dotyczy zwłaszcza projektów inwestycyjnych, w których po zakończeniu realizacji zmienia się sposób wykorzystania infrastruktury, struktura organizacyjna przedsiębiorstwa albo sposób prowadzenia działalności objętej wsparciem.
Co dzieje się po płatności końcowej w praktyce?
W okresie po zakończeniu realizacji projektu beneficjenci często:
- reorganizują strukturę przedsiębiorstwa lub grupy kapitałowej,
- zmieniają sposób wykorzystania rezultatów projektu,
- przenoszą działalność do innej lokalizacji,
- wprowadzają zmiany efektywnościowe, które nie były oceniane na etapie wyboru projektu,
- dokonują przekształceń, podziałów lub sprzedaży przedsiębiorstwa.
Działania te są zwykle uzasadnione biznesowo, ale z perspektywy trwałości projektu mogą zostać zakwestionowane, jeżeli wpływają na cele operacji, wskaźniki lub warunki, które stanowiły podstawę przyznania wsparcia. Ryzyko pojawia się szczególnie wtedy, gdy decyzja zostaje wdrożona bez wcześniejszego ustalenia, czy zgodnie z umową o dofinansowanie i dokumentacją projektu wymaga zgłoszenia instytucji, uzyskania jej zgody albo zmiany umowy.
Co jeśli kontrola wykaże naruszenie trwałości projektu?
Jeżeli w toku kontroli instytucja stwierdzi okoliczności wskazujące na naruszenie wymogów trwałości, mogą pojawić się konsekwencje finansowe. Wytyczne przewidują, że korekta związana z naruszeniem zasady trwałości powinna być proporcjonalna do okresu, w którym wymagania trwałości nie były spełnione.
Ustalenie, czy konkretna zmiana rzeczywiście stanowi naruszenie trwałości, wymaga jednak odrębnej oceny. Znaczenie mają rodzaj projektu, treść zobowiązań beneficjenta, charakter dokonanej zmiany oraz jej wpływ na cele i warunki projektu.
Więcej o tym, kiedy zmiana może zostać uznana za naruszenie trwałości projektu i jakie może mieć skutki dla dofinansowania, piszę w artykule Naruszenie trwałości projektu – czy trzeba zwrócić całą dotację?
Czy kontrola może odbyć się po zakończeniu okresu trwałości?
Kontrola trwałości jest prowadzona w okresie, w którym beneficjent pozostaje związany obowiązkiem zachowania trwałości projektu. Wytyczne przewidują jednak również możliwość prowadzenia kontroli już po zakończeniu tego okresu.
Zgodnie z rozdziałem 8 pkt 8 Wytycznych po zakończeniu okresu trwałości instytucja zarządzająca może nadal prowadzić kontrolę w celu weryfikacji zgodności projektu z prawem unijnym i krajowym. Jest to zatem odrębna podstawa kontroli, której przedmiot nie ogranicza się do oceny przesłanek trwałości określonych w art. 65 rozporządzenia ogólnego.
Ma to praktyczne znaczenie również dla obowiązku przechowywania dokumentacji projektu. Upływ okresu trwałości nie przesądza sam przez się o zakończeniu wszystkich obowiązków związanych z dokumentacją ani o wygaśnięciu możliwości późniejszej weryfikacji projektu. Zakres tych obowiązków trzeba ustalać z uwzględnieniem właściwych przepisów, umowy o dofinansowanie oraz dokumentacji programu.
Co warto sprawdzić po otrzymaniu płatności końcowej?
Po zakończeniu realizacji projektu warto ustalić przede wszystkim, od jakiej daty biegnie okres trwałości, jakie obowiązki pozostają aktualne oraz jakie dokumenty będą potrzebne w razie późniejszej kontroli.
W projektach inwestycyjnych szczególnego znaczenia nabierają również zmiany planowane już po zakończeniu realizacji projektu. Jeżeli dotyczą sposobu wykorzystania inwestycji, lokalizacji działalności, struktury przedsiębiorstwa albo rezultatów projektu, warto zestawić je z warunkami wynikającymi z umowy o dofinansowanie i dokumentacji projektu jeszcze przed ich wdrożeniem.
Kluczowy wniosek
Płatność końcowa zamyka finansowy etap realizacji projektu. W projektach objętych obowiązkiem trwałości rozpoczyna jednocześnie okres, w którym instytucja może weryfikować, czy inwestycja i jej rezultaty są utrzymywane zgodnie z warunkami przyznanego wsparcia.
Kontrola trwałości ma własną podstawę i własny zakres. Może obejmować zarówno okoliczności związane bezpośrednio z art. 65 rozporządzenia ogólnego, jak i inne obowiązki pozostające aktualne po zakończeniu realizacji projektu, w tym zachowanie celu i rezultatów, dokumentacji, zasad pomocy publicznej czy obowiązków informacyjnych.
Po otrzymaniu płatności końcowej przedsiębiorca wchodzi w etap, w którym część obowiązków związanych z projektem nadal trwa, mimo że bieżąca realizacja i rozliczanie wydatków zostały zakończone. W tym okresie szczególnego znaczenia nabierają decyzje dotyczące sposobu wykorzystania inwestycji, zmian organizacyjnych, właścicielskich i lokalizacyjnych oraz utrzymania rezultatów projektu. Ich ocena przed wdrożeniem pozwala ustalić, czy pozostają zgodne z warunkami dofinansowania i czy wymagają działania wobec instytucji.
Instytucja kwestionuje sposób realizacji projektu już po jego zakończeniu?
Sprawdź, w jakim zakresie kancelaria wspiera beneficjentów w sprawach dotyczących trwałości projektu, kontroli oraz zwrotu dofinansowania w zakładce Zakres usług – kontrole projektów i zwrot dotacji
