Rozwiązanie umowy o dofinansowanie bywa sygnalizowane przez instytucję już w toku kontroli, przy weryfikacji wniosku o płatność albo podczas oceny sprawozdania z realizacji projektu. Beneficjent otrzymuje wówczas wezwanie do złożenia wyjaśnień, uzupełnienia dokumentów lub usunięcia wskazanych nieprawidłowości. Jeżeli nie odpowie w terminie, pomimo kilku próśb, albo przedstawione wyjaśnienia nie przekonają instytucji, rozwiazanie umowy o dofinansowanie może być kolejnym krokiem połączone z wezwaniem do zwrotu wypłaconego dofinansowania wraz z odsetkami.
Kiedy pojawia się ryzyko rozwiązania umowy o dofinansowanie?
Ryzyko rozwiązania umowy pojawia się, gdy instytucja uznaje, że sposób realizacji projektu narusza warunki udzielenia wsparcia albo że dalsze wykonanie projektu zgodnie z umową staje się zagrożone. Często poprzedzają je wezwania do złożenia wyjaśnień, uzupełnienia dokumentów, przedstawienia aktualnego harmonogramu lub wykazania postępu rzeczowego i finansowego.
Znaczenie może mieć cały przebieg realizacji projektu oraz łączny skutek kilku problemów. W jednej ze spraw rozpoznawanych przez Naczelny Sąd Administracyjny instytucja wskazywała m.in. na brak uzupełnienia wniosku o płatność, nieprzedłożenie aktualnych harmonogramów, utratę źródła finansowania, rezygnację części członków konsorcjum, brak postępu w stosunku do harmonogramu oraz brak realnej możliwości zakończenia projektu w terminie. Okoliczności te zostały potraktowane jako naruszenie obowiązków wynikających z umowy i podstawa jej wypowiedzenia.
Ryzyko rozwiązania umowy może więc narastać stopniowo. Pojedyncze opóźnienie albo brak dokumentu może prowadzić najpierw do wezwania lub wstrzymania płatności. Utrzymywanie się problemów, brak reakcji beneficjenta albo utrata możliwości wykonania projektu mogą skłonić instytucję do rozwiązania umowy o dofinansowanie.
Czy każde naruszenie uzasadnia rozwiązanie umowy o dofinansowanie?
Ocena zależy od treści umowy, ale przede wszystkim od charakteru stwierdzonego uchybienia i oceny instytucji. Umowy o dofinansowanie określają sytuacje, w których instytucja może rozwiązać umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia albo ze skutkiem natychmiastowym. Znaczenie ma więc, czy zarzucane beneficjentowi działanie lub zaniechanie rzeczywiście odpowiada jednej z przesłanek przewidzianych w umowie.
Istotna jest także waga naruszenia i jego wpływ na dalszą realizację projektu. W jednej ze spraw NSA zaakceptował rozwiązanie umowy, gdy problemy dotyczyły łącznie realizacji harmonogramu, wymaganej dokumentacji, źródeł finansowania oraz postępu rzeczowego, a ustalone okoliczności wskazywały na ryzyko niezrealizowania projektu w terminie.
Rozwiązanie umowy choć wiąże się z wezwaniem do zwrotu dofinansowania w całości, nie przesądza ostatecznie o wysokości kwoty zwrotu. W innej sprawie NSA uznał, że przy żądaniu zwrotu dofinansowania instytucja powinna uwzględnić regułę proporcjonalności obowiązującą w danym programie oraz stopień realizacji projektu. Osobnej oceny wymagają więc podstawy rozwiązania umowy i zakres żądanego zwrotu.
Instytucja zapowiada rozwiązanie umowy – to ważny moment
Zapowiedź rozwiązania umowy nie jest jeszcze równoznaczna z jej rozwiązaniem. Może pojawić się w informacji pokontrolnej, w wyniku weryfikacji wniosku o płatność albo w wezwaniu do złożenia wyjaśnień. Jeżeli instytucja odwołuje się już do konkretnych przesłanek rozwiązania umowy, ryzyko dotyczy dalszego obowiązywania umowy, a nie wyłącznie rozliczenia pojedynczego wydatku.
Na tym etapie trzeba ustalić, czy instytucja prawidłowo odtworzyła przebieg projektu, uwzględniła zaakceptowane zmiany oraz oceniła rzeczywisty stopień wykonania prac. Złożone wyjaśnienia i przedstawione dokumenty mogą mieć znaczenie dla tego, czy instytucja poprzestanie na zakwestionowaniu części wydatków lub wezwaniu do usunięcia nieprawidłowości, czy złoży oświadczenie o rozwiązaniu umowy. Należy pamiętać, że nieprawidłowość nie przesądza o zasadności rozwiązania umowy o dofinansowanie. Mimo to właśnie na tym etapie beneficjent może jeszcze podjąć działania, które ograniczą ryzyko rozwiązania umowy i późniejszego żądania zwrotu dofinansowania.
Instytucja rozwiązała umowę – co trzeba sprawdzić?
Po otrzymaniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy trzeba ustalić, na jakiej podstawie umownej instytucja złożyła oświadczenie i jakie okoliczności uznała za naruszenie obowiązków beneficjenta. Znaczenie ma również to, czy umowa została rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, czy ze skutkiem natychmiastowym, oraz od jakiej daty instytucja wywodzi skutki rozwiązania.
Treść pisma należy zestawić z postanowieniami umowy, przebiegiem realizacji projektu i wcześniejszą korespondencją. Trzeba sprawdzić, czy instytucja uwzględniła zaakceptowane zmiany projektu, złożone wyjaśnienia oraz rzeczywisty zakres wykonanych prac. Jeżeli rozwiązaniu umowy towarzyszy wezwanie do zwrotu środków, osobnej oceny wymaga podstawa i wysokość żądanej kwoty.
Rozwiązanie umowy w projektach finansowanych z KPO
Przy końcowym rozliczaniu przedsięwzięć finansowanych z KPO mogą pojawić się spory dotyczące wykonania zakresu inwestycji, terminów, kwalifikowalności wydatków albo realizacji wskaźników. Jeżeli stwierdzone okoliczności odpowiadają przesłankom określonym w umowie, instytucja lub operator może rozwiązać umowę i zażądać zwrotu wypłaconych środków.
W praktyce rozwiązanie umowy może zostać poprzedzone oględzinami miejsca realizacji projektu. Jeżeli przedstawiciele instytucji lub operatora uznają, że zadanie nie zostało wykonane zgodnie z umową, ustalenia z oględzin mogą zostać wykorzystane do uzasadnienia rozwiązania umowy i żądania zwrotu wypłaconego wsparcia. W takiej sytuacji znaczenie ma to, co dokładnie było przedmiotem oględzin, jakie obowiązki wynikały z umowy oraz czy ustalenia instytucji odpowiadają rzeczywistemu zakresowi wykonanych prac.
W przypadku przedsięwzięć finansowanych z KPO podstawę zwrotu środków określa art. 14ls ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Przepis przewiduje obowiązek zwrotu m.in. w razie wykorzystania środków z naruszeniem procedur obowiązujących przy ich wykorzystaniu, w tym postanowień umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem.
Dla beneficjenta istotne jest więc ustalenie, czy okoliczności wskazane przez instytucję rzeczywiście odpowiadają przesłankom rozwiązania umowy i zwrotu środków. Osobnej oceny wymaga również zakres żądanego zwrotu, zwłaszcza jeżeli przedsięwzięcie zostało wykonane w znacznej części albo część jego rezultatów została osiągnięta.
Jak reagować na rozwiązanie umowy?
Po otrzymaniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy trzeba przeanalizować cały materiał, na którym instytucja oparła swoje stanowisko. Znaczenie ma treść umowy wraz z załącznikami, ustalenia kontroli lub oględzin, wcześniejsze wezwania i odpowiedzi beneficjenta, zaakceptowane zmiany projektu oraz dokumenty potwierdzające zakres wykonanych prac. Dopiero ich zestawienie pozwala ocenić, czy wskazane przez instytucję zdarzenia rzeczywiście wystąpiły, czy odpowiadają przesłankom rozwiązania umowy i czy przy ocenie uwzględniono pełny przebieg realizacji projektu.
Trzeba też przygotować się na postępowanie dotyczące zwrotu środków. W zależności od konstrukcji danego instrumentu może ono toczyć się w trybie administracyjnym albo cywilnoprawnym. W sprawach cywilnych operator może dochodzić należności pozwem o zapłatę. Wezwanie do zwrotu może zostać doręczone razem z oświadczeniem o rozwiązaniu umowy albo na dalszym etapie. Osobnej oceny wymagają wówczas podstawa żądania zwrotu, wysokość dochodzonej kwoty oraz sposób naliczenia odsetek.
Więcej o wsparciu dla beneficjentów w przypadku kontroli i zwrotów środków piszę tutaj: Pomoc publiczna. Kontrole, korekty finansowe i zwrot środków publicznych
