Wielu beneficjentów odpowiada na pytania instytucji spontanicznie, często w pośpiechu, między spotkaniami, próbując po prostu wyjaśnić sytuację albo uspokoić narastający problem. W takich sytuacjach łatwo o uproszczenia, skróty myślowe albo sformułowania, które nie oddają w pełni rzeczywistego przebiegu projektu.
Przedsiębiorcy zakładają, że skoro projekt został faktycznie zrealizowany, zwykły mail czy krótkie wyjaśnienie robocze nie będą miały większego znaczenia. Szczególnie gdy korespondencja odbywa się przez system obsługi projektu i przypomina bardziej bieżącą komunikację niż formalne pismo.
Do czasu kontroli lub audytu.
Wtedy okazuje się, że instytucja lub organy kontrolne wracają do wiadomości wysyłanych kilka miesięcy wcześniej. Fragmenty maili zaczynają być cytowane w kolejnych pismach, informacji pokontrolnej albo w sprawozdaniu z audytu. Beneficjenci przypominają sobie wówczas odpowiedzi wysyłane pod presją czasu albo sformułowania, które miały jedynie ułatwić komunikację i załatwić sprawę.
Często problem zaczyna się od zwykłej odpowiedzi na pytanie instytucji, gdy pyta o konkretny wydatek, przyczynę zmian w projekcie albo sposób realizacji określonego działania. Beneficjent odpowiada tak, jak sam rozumie sytuację. Opisuje projekt własnymi słowami, czasem coś upraszcza, czasem próbuje wyjaśnić „jak to wyglądało naprawdę”.
Przedsiębiorcy chcą pokazać dobrą wolę, a przede wszystkim uniknąć konfliktu z instytucją. Są i tacy, którzy po prostu próbują szybko zamknąć temat i wrócić do bieżącej pracy. Takie wyjaśnienia często powstają bez wcześniejszego sprawdzenia dokumentacji projektu, dotychczasowej korespondencji albo treści samej umowy o dofinansowanie.
Beneficjenci często piszą do instytucji tak, jak rozmawia się z partnerem projektu, a nie jak z podmiotem, który kilka miesięcy później może oceniać prawidłowość realizacji całego dofinansowania. Największe problemy pojawiają się zwykle wtedy, gdy przedsiębiorca:
- opisuje zmiany w projekcie, które wcześniej nie zostały formalnie zgłoszone,
- przyznaje, że określone działania wyglądały inaczej niż pierwotnie planowano,
- tłumaczy odstępstwa od projektu „roboczo”, używając uproszczeń albo potocznych sformułowań,
- odpowiada szerzej niż wymagało tego samo pytanie instytucji,
- przedstawia własną ocenę sytuacji jeszcze przed sprawdzeniem całej dokumentacji projektu.
W praktyce problemy pojawiają się często przy pozornie drobnych zdaniach. Beneficjent pisze np., że „ostatecznie projekt został częściowo zrealizowany inaczej”, „zmiana była konieczna z biznesowego punktu widzenia” albo że „instytucja była wcześniej informowana telefonicznie”. Takie sformułowania mają zwykle jedynie wyjaśnić sytuację. Później zaczynają jednak funkcjonować jako element ustaleń dotyczących projektu.
„…udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu”
Są sytuacje, kiedy beneficjent nie ma możliwości nie odpowiadać instytucji. Umowy o dofinansowanie zobowiązują przedsiębiorców do składania wyjaśnień, udostępniania dokumentów oraz współpracy podczas kontroli. Brak odpowiedzi na wielokrotne maile, pisma i wezwania może doprowadzić do rozwiązania przez instytucję umowy w trybie natychmiastowym, a to wiąże się z ryzykiem zwrotu całości otrzymanego dofinansowania.
To odpisać czy nie?
Beneficjent ma obowiązek współpracować podczas kontroli i składać wyjaśnienia dotyczące realizacji projektu. Nieodpowiadanie na pisma instytucji nie pomaga beneficjentowi. Brak wyjaśnień zwykle prowadzi do tego, że instytucja zaczyna oceniać projekt wyłącznie na podstawie dokumentów, które już posiada, własnych ustaleń kontroli albo fragmentów wcześniejszej korespondencji. Z drugiej strony odpowiedzi wysyłane pod presją czasu, „na szybko” albo bez wcześniejszego sprawdzenia dokumentacji projektu również potrafią stać się źródłem poważnych problemów.
Wielu przedsiębiorców dopiero na etapie kontroli, audytu albo sporu o zwrot środków orientuje się, że kilka zdań napisanych wiele miesięcy wcześniej zaczyna funkcjonować jako potwierdzenie określonych okoliczności dotyczących projektu. Dlatego problemem nie jest pismo z instytucji, a odpowiedź na nie napisana niedbale, w pośpiechu, która może zaszkodzić w przypadku postępowania administracyjnego.
